Evolución de la Industria Brasilera de Incubación Empresarial.
Hace 22 años se crearon las primeras incubadoras de empresas de Brasil, actualmente este país cuenta con la mayor red latinoamericana de este tipo de organismos y ocupa un lugar destacado en el mundo.
A mediados del año 2006 se concluyo la primera etapa de un estudio que busca identificar las características más importantes de las incubadoras locales. El informe señala que desde diciembre del año 2005 se han creado 20 nuevas incubadoras para un total de 359, y según las proyecciones este número aumentaría el 2007 a 377.
Los números muestran que el sector pasa por un momento de consolidación en donde las agencias de fomento productivo y las instituciones asociadas están invirtiendo en la ampliación de las incubadoras existentes, en el mejoramiento de la gestión y en el financiamiento de las nuevas empresas.
Las instituciones públicas que han potenciado este desarrollo son el CNPq y el SEBRAE que han apoyado la creación de nuevas incubadoras desde mediados de los años 80. Hasta el inicio de la década de los 90 el CNPq atendía solicitudes con una metodología de ventanilla abierta, pero desde el año 1996 se realizan concursos para seleccionar que proyectos de incubadoras serán apoyados.
El apoyo del CNPq también ha sido importante para las empresas incubadas al crear fondos de desarrollo tecnológico que han actuado como capital semilla ayudando a los emprendedores en la fase de desarrollo de sus empresas.
Según cifras oficiales de SEBRAE la tasa de crecimiento observada en Brasil sólo tiene comparación con el observado en los EEUU en la década de los años 80 tanto en términos cuantitativos como cualitativos.
Es notoria la influencia que las incubadoras generan en el desarrollo de las comunas y regiones donde se ubican, esencialmente a través de la modificación de las formas de pensar y trabajar a favor del desarrollo económico, valorizando la cultura emprendedora y aprovechando las ideas innovadoras surgidas de las instituciones de educación superior e investigación.
Según la caracterización realizada en el estudio, el 52% de las incubadoras son de orientación tecnológica, 25% tradicionales y 20% mixtas. En cuanto a su estructura física el espacio promedio es de 500 metros cuadrados (42%) con una capacidad de entre seis y diez empresas, sólo el 4% tiene capacidad para albergar más de 26. La tasa media de ocupación es de 75,5% y el 39% de las incubadoras están operando con todos sus módulos arrendados.
Los servicios de apoyo ofrecidos van desde la orientación empresarial (60%), salas de reunión, secretaria, consultoría en marketing y finanzas, soporte informático, apoyo en la gestión de relaciones de cooperación con universidades y centros de investigación, asistencia jurídica, biblioteca y auditorio. Algunas incubadoras también entregan servicios de laboratorios especializados, apoyo a la exportación, show room y restaurante / casino.
En cuanto a los objetivos de las incubadoras, el 93% señala que la promoción del emprendimiento, el desarrollo económico regional, el desarrollo tecnológico y la generación de empresas son sus principales motivaciones. El número promedio de empresas incubadas es de 6,6 con un total de 1.500 empresas en todo el país, las que dan empleo a 8.600 personas. Se han graduado 1.100 empresas las que se concentran en el sector de informática.
Por ser pequeñas empresas las ventas esperadas por el sistema son bajas, menos de un 1% alcanza valores superiores a los 3 millones de reales (US$ 1,5 millones).
En cuanto a la relación de las incubadoras con las ciudades el estudio muestra que el 51% se encuentra en comunas con menos de 200 mil habitantes, 23,12% en ciudades con más de 300 mil y menos de un millón de habitantes y un 25,5% en grande ciudades con poblaciones con más de un millón de personas.
El período de operación también fue analizado mostrando que sólo 38 incubadoras tienen más de 10 años de funcionamiento efectivo.
Este rápido crecimiento motivo a los municipios brasileños a buscar nuevas alternativas para potenciar el proceso de desarrollo sustentable de sus respectivas regiones. Para poder crear las condiciones necesarias para que el tipo deseado de empresas se establecieran en la zona y aprovecharan el potencial productivo de esta se debieron desarrollar nuevos sistemas de apoyo a la generación de empresas incluyendo la creación de parques tecnológicos, condominios empresariales, parques agroindustriales, clusters empresariales (Arranjos Productivos Locais, APL), entre otros.
Los municipios que realizaron esta apuesta ya están comenzando a cosechar los frutos, en el caso de Blumenaú se apoyo el emprendimiento innovador lo que resulto en la creación de uno de los tres mayores polos tecnológicos del estado de Santa Catarina con más de 300 empresas de base tecnológica operando en la comuna.
Otro ejemplo interesante es el de la ciudad paulista de Sao Carlos que por medio de la valorización e incentivos de la formación de nuevas empresas basadas en la ciencia, tecnología e innovación se transformo en una ciudad modelo en este campo, con una media de un doctor por cada 180 habitantes.
Infraestructura @Wales Business Incubator, Cardiff, UK
Buscando información sobre las instalaciones de las incubadoras europeas di con el siguiente video que realiza una visita virtual a la incubadora de empresa tecnológicas de Cardiff en Gales, Reino Unido.
En esta presentación se pueden observar claramente los componentes ideales de una incubadora de empresas, partiendo por una recepción que organiza los flujos dentro del edificio, esto es importante ya que las incubadoras no son espacios abiertos con un flujo libre de personas ya que esto genera problemas de seguridad y confidencialidad a los emprendedores.
Recuerden que los emprendedores son en general personas notoriamente desconfiadas, por lo que entregarles un ámbiente seguro es clave para que se sientan cómodos y trabajen de manera productiva.
Posteriormente se observan las sala de reuniones destinada al desarrollo de encuentros de trabajo entre el personal de la incubadora y sus clientes además de entre estos y SUS clientes, también se observa la presencia de una sala de conferencias que permite desarrollar encuentros de capacitación o reuniones ampliadas con el personal o los incubados. Todos estos espacios cuentan con sistemas de audio y video de última tecnología, esto podra parecer excesivo y que los recursos podrían tener un mejor uso en otros ítems del presupuesto, pero se debe recordar que la función de la incubadora es crear un medio ámbiente que promueva un cierto sentido de “élite empresarial”, lo que también permite agregar valor a las empresas incubadas ante sus clientes.
La biblioteca de negocios es también un componente que a mi juicio es esencial dentro de una incubadora ya que permite desarrollar un programa de entrenamiento técnico y desarrollo personal in situ para los emprendedores.
Luego se muestran las oficinas de un programa de atracción de inversiones localizado dentro de la misma incubadora, y esto es tremendamente interesante ya que muestra que la función de esta organización en particular es la creación de empresas y que dicha misión no se limita a las actividades orientadas a los emprendedores sino también al trabajo con empresarios que están desarrollando nuevas líneas de negocios. En mi opinión esto permite que la incubadora tenga acceso a una base de proyectos más amplia, lo que mejora sus probabilidades de éxito.
Se indica que existen tres pisos completos de oficinas dedicadas a las nuevas empresas, el objetivo del proceso de incubación es acelerar la innovación y asegurar la viabilidad de los proyectos. La meta de esta incubadora en particular es generar 50 empresas cada tres años.
Otro elemento destacado en la presentación son los espacios comunes, denominados The Creative Hub, tienen la función de permitir el intercambio de experiencias entre los emprendedores incubados. Cualquiera que haya estado en un cóctel de empresarios se habrá dado cuenta que a los cinco minutos de haber entablado un dialogo ya se están discutiendo nuevas posibilidades de negocios, los espacios comunes de una incubadora cumplen la misma función al permitir interacción social entre los emprendedores, los cuales pueden ofrecer los productos de sus empresas a los otros o explorar nuevas oportunidades conjuntas.
Por último se muestran las oficinas del personal de la incubadora, dividos en el equipo de innovación en tecnologías de la información (IT), el equipo de desarrollo empresarial y estrategias de marketing y el equipo de operaciones. También se menciona que el centro entrega asesoría a 120 empresas en todo Gales.
Estudio de Factibilidad
Proveer respuestas detalladas a las preguntas críticas del estudio de factibilidad permite que los patrocinadores de la incubadora decidan si la creación de una incubadora en una localidad tiene un mercado sólido, una base financiera adecuada, apoyo de la comunidad y un grupo de soporte comprometido.
Adicionalmente, el estudio de factibilidad permite identificar los obstáculos a sortear identificando las diferentes opciones para hacerlo. Con esta información las instituciones y patrocinadores pueden decidir si la creación de la incubadora responde a las reales necesidades de la zona o la organización o por el contrario, si el clima empresarial no es el adecuado para un programa de estas características.
Esta decisión puede ser difícil, especialmente para los líderes del proyecto que han invertido considerables cantidades de tiempo y esfuerzo en la iniciativa, sin embargo es preferible a desperdiciar más tiempo y recursos en la implementación de una mala iniciativa.
Cualquier institución que este impulsando un proyecto de creación de una incubadora de empresas necesita que un profesional externo realice un análisis de factibilidad objetivo, ya que de otra manera no se podrá responder la enorme cantidad de dudas sobre el éxito del programa que surgirá desde los patrocinadores, la comunidad y los mismos emprendedores.
Los puntos que deben ser analizados incluyen la composición y tamaño del mercado, los servicios requeridos por los posibles clientes, soporte de la comunidad, factibilidad financiera del proyecto y disponibilidad de una ubicación adecuada.
El momento es también importante y se sugiere que el estudio se realice cuando ya existe cierto interés de la comunidad, por lo tanto quizás sea necesario desarrollar un proceso previo de información. Esto debido a que sin cierto grado de conocimiento el estudio será abstracto para la gran mayoría de los entrevistados.
El análisis del mercado también determina como se debe posicionar la incubadora y que componentes del programa son los más valorados por los emprendedores. Es importante que quede claro que el programa de incubación no es un servicio de arriendo barato de oficinas, sino un sofisticado sistema de servicios que agregan valor a los proyectos en desarrollo.
Sin importar el país donde se este implementando la incubadora, existen algunos elementos básicos para su éxito y el principal siempre será la cantidad de emprendedores presentes en la comunidad, si el número de empresas que se esta creando en la zona es bajo, es factible esperar que la demanda por los servicios de la incubadora será también bajo.
Para describir la demanda de manera efectiva debe ser cuantificada en términos de su tamaño, dispersión geográfica, características, evolución en el tiempo y participación de mercado esperada. A pesar de que es probable que parte importante de la comunidad muestre interés en el tema, es posible que la masa de emprendedores no sea suficiente para justificar la creación de una incubadora ya que el mercado no podrá generar cada tres años los quince proyectos exitosos necesarios para sostener las operaciones de la organización.
En las entrevistas con los líderes empresariales regionales, el consultor debe tratar de discernir las actitudes personales e institucionales hacia el proyecto para identificar que organizaciones son las más sensibles a la posibilidad de colaborar activamente con la incubadora.
Otra función esencial del consultor durante el proceso de estudio de la factibilidad es mantener bajo control las expectativas de los entrevistados entregando objetivos razonables y los hitos que se deben cumplir en el proceso de desarrollo de la incubadora.
En cuanto al financiamiento de la incubadora, el principal desafío es lograr generar un flujo de caja suficiente para pasar desde la etapa de implementación hasta la de sustentabilidad de largo plazo, sin embargo en la mayoría de los planes de negocios de las incubadoras no se presta suficiente atención a este punto por lo que alcanzar el punto de equilibrio suele tomar más de tres años.
Para orientar el proceso de planificación es conveniente recordar que la incubadora también es una empresa y por lo tanto no puede funcionar indefinidamente con pérdidas. Un punto importante es el de la infraestructura de la incubadora, la cual debe ser parte integral de la estrategia de posicionamiento, los elementos a considerar son la distribución interior, espacios comunes, servicios y costo de utilización.
Un edificio mal ubicado o muy pequeño no será capaz de atraer al tipo adecuado de emprendedor ni generar los ingresos necesarios para sostener la organización. La infraestructura es por lo tanto un elemento que afectará permanentemente el flujo de negocios que puede generar la incubadora, por lo tanto el estudio de factibilidad debe ser capaz de señalar claramente la mejor ubicación, tamaño y configuración.
El desarrollo de empresas exitosas toma tiempo y lo mismo sucede con las incubadoras, un buen estudio de factibilidad toma entre cinco y siete meses ya que el concepto debe llegar a la comunidad para lograr motivar a las personas e instituciones adecuadas, lo cual requiere de un proceso de información y maduración.
De igual manera, si el estudio de factibilidad es positivo, la implementación de la incubadora debe ser ordenada y con el suficiente tiempo para poner todas las piezas en su lugar.
Seguimiento de Empresas Graduadas
Un número considerable de incubadoras de empresas pierden el contacto con las empresas egresadas una vez que salen de la incubadora, esto debe ser revertido debido a que la experiencia de estos experimentados emprendedores puede transformarse en valiosos activos de promoción y asesoría de nuevos proyectos.
En principio la incubadora debe tratar de lograr que participen como tutores de nuevos proyectos para posteriormente incorporarlos en la red de inversionistas. Este proceso no sólo es útil para la incubadora y los proyectos en desarrollo, sino también para los egresados debido a que les permite ganar experiencia y generar redes de contactos.
Sin embargo, desarrollar una relación estable no sucede de la noche a la mañana, y dependerá directamente del cuidado que se tuvo en la atención de las necesidades del emprendedor y su proyecto en el período que estuvo dentro de la incubadora, de esta manera valoraran los servicios recibidos y estarán dispuestos a retribuir el esfuerzo.
Una de las actividades más útiles y fácilmente implementadas es establecer un proceso de diálogo que permita compartir las experiencias y errores, usualmente la voz de un emprendedor exitoso que ya a completado el proceso de incubación sirve como motivación para quienes recién están comenzando. La función del equipo es generar la instancia adecuada para que esta transferencia de experiencia se realice, usualmente por medio de eventos informales o en relaciones estructuradas de asesoría.
Otra manera en la cual las incubadoras involucran a sus empresas egresadas es solicitando que difundan su experiencia en la comunidad, en especial con las autoridades de gobierno y alcaldes, ya que esto permite que el emprendimiento y la incubación de empresas se potencien como alternativas viables de fomento productivo atractiva, facilitando la generación de fondos desde las diferentes instituciones estatales.
La relación entre la incubadora y los egresados no debe ser necesariamente de una sola vía, ya que la empresa puede aún necesitar el apoyo de los servicios de asesoría para orientar el proceso de crecimiento de sus empresas o de las redes de apoyo de la incubadora para buscar nuevos clientes o proveedores.




